Procédure de demande et d'organisation d'une formation CSE — de la prise de contact au suivi post-formation

Découvrez en 12 étapes clés le parcours complet d'une formation YLEXIA : de la demande de devis jusqu'à l'évaluation à froid, en passant par la convocation des participants, le point préparatoire personnalisé et la remise des attestations.

De la première prise de contact à l'évaluation finale : comment se déroule votre formation avec YLEXIA ?

ÉTAPE 1

Prise de contact et demande de devis

Le client contacte YLEXIA Formation pour obtenir un devis et/ou des informations complémentaires. Trois canaux sont disponibles : par email à contact.ylexia@gmail.com, via le formulaire de contact disponible sur le site, ou par téléphone au 07 66 69 04 24.

ÉTAPE 2

Envoi du devis et des documents contractuels

YLEXIA Formation établit et transmet au client un devis détaillé, accompagné des conditions générales de vente (CGV), du programme pédagogique et des modalités logistiques de la formation. Le client dispose ainsi de tous les éléments nécessaires pour prendre sa décision en toute connaissance de cause.

ÉTAPE 3

Approbation du devis

Le client approuve le devis. Pour les formations des représentants du personnel, cette approbation est soumise à la majorité des élus du CSE. Pour les autres formations — managers, encadrants, équipes RH — c'est l'employeur qui donne son accord.

ÉTAPE 4

Demande de congé de formation

Chaque élu adresse à son employeur une demande de congé de formation, au minimum 30 jours avant la date prévue de la session, conformément aux art. L. 2315-18 et L. 2315-63 du Code du travail. En cas de refus de l'employeur, une démarche spécifique est prévue — consultez la procédure applicable sur la page dédiée.

ÉTAPE 5

Retour du devis signé

Le client retourne à YLEXIA Formation le devis dûment signé et daté, par email. Il précise également le nombre de participants, ainsi que leurs noms et adresses emails individuels. Cette étape déclenche officiellement la mise en place administrative de la formation, qu'elle soit organisée en intra-entreprise, en inter-entreprises ou en sur mesure.

ÉTAPE 6

Envoi de la convention de formation et de la facture

Dès réception du devis signé, YLEXIA Formation transmet au client la convention de formation ainsi que la facture correspondante. Ces documents permettent notamment l'imputation des coûts sur le budget de fonctionnement du CSE ou sur le plan de développement des compétences, selon le public concerné. Pour en savoir plus sur les règles de financement de la formation, consultez la page dédiée.

ÉTAPE 7

Convocation individuelle des participants

YLEXIA Formation adresse à chaque participant un email individuel contenant la convocation nominative (intitulé de la formation, lieu, horaires, durée et objectifs pédagogiques), ainsi que le questionnaire de pré-positionnement à compléter et à retourner avant la session. Cette étape s'applique à tous les participants : élus du personnel, managers, encadrants ou équipes RH.

ÉTAPE 8

Point préparatoire avant la formation

Quelques jours avant la session, YLEXIA Formation organise un échange téléphonique avec le secrétaire du CSE, l'un des élus, l'employeur ou son représentant. Cet échange porte sur deux points essentiels. D'une part, la situation de l'entreprise : organisation, convention collective applicable, accords d'entreprise, présence ou non d'organisations syndicales, perspectives de négociation d'accords. D'autre part, les attentes des participants : thèmes à approfondir en priorité et ajustements éventuels du déroulé pédagogique.

ÉTAPE 9

Réalisation de la formation et suivi administratif

La formation se déroule selon le programme convenu, qu'il s'agisse d'une formation SSCT, d'une formation économique ou d'une formation complémentaire thématique. Elle inclut des évaluations formatives en cours de session et une évaluation sommative à chaud en fin de formation. Sur le plan administratif, les documents suivants sont produits : feuilles de présence signées par demi-journée, questionnaires de satisfaction, attestation individuelle de fin de stage remise à chaque participant, rapport de stage du formateur envoyé au client, et transmission à chaque stagiaire, par email, de l'intégralité des supports de formation.

ÉTAPE 10

Règlement de la formation

Le paiement est effectué par le client en fin de formation, ou au plus tard dans un délai de 30 jours suivant la date de la session. La facture transmise à l'étape 6 fait foi. Pour rappel, les règles d'imputation varient selon le type de formation et le public : consultez la page financement des formations pour en savoir plus.

ÉTAPE 11

Suivi post-formation et accompagnement complémentaire

À l'issue de la formation, YLEXIA Formation peut proposer un suivi complémentaire via les services d'accompagnement disponibles. Cela peut prendre la forme d'un contrat d'assistance juridique via un cabinet d'avocats partenaire, d'un accompagnement des élus du CSE dans l'exercice de leurs missions, ou d'une mission d'expertise via un cabinet d'expertise agréé — selon les besoins identifiés par le client.

ÉTAPE 12

Évaluation à froid

Entre 3 et 6 mois après la formation, YLEXIA Formation transmet à chaque participant un questionnaire d'évaluation sommative à froid. Ce questionnaire doit être complété et retourné à YLEXIA Formation. Il permet de mesurer l'ancrage des apprentissages et l'impact réel de la formation sur les pratiques professionnelles des participants — qu'ils soient élus du personnel, managers, encadrants ou équipes RH. Pour toute question, contactez-nous directement.

FOIRE AUX QUESTIONS

Combien de temps faut-il prévoir entre la demande de formation et la session ?

Il est conseillé d'anticiper au minimum 6 à 8 semaines entre la première prise de contact et la date de la session. Ce délai tient compte du temps nécessaire à l'établissement du devis, à son approbation par les élus ou l'employeur, à la demande de congé de formation adressée à l'employeur — qui doit être formulée au moins 30 jours avant la session — et à la mise en place administrative complète du dossier. Plus vous anticipez, plus vous avez de choix sur les dates disponibles.

Qui doit approuver le devis avant de le retourner signé à YLEXIA Formation ?

Cela dépend du type de formation. Pour les formations des représentants du personnel — élus du CSE, de la CSSCT, du CSA ou de la F3SCT — l'approbation doit être votée à la majorité des élus réunis en séance. Pour les formations destinées aux managers, encadrants, équipes RH ou directions, c'est l'employeur ou son représentant qui donne son accord. Dans tous les cas, le devis doit être retourné à YLEXIA Formation dûment signé, daté et accompagné de la liste nominative des participants.

Comment se déroule la demande de congé de formation auprès de l'employeur ?

Chaque élu adresse à son employeur une demande écrite de congé de formation, au minimum 30 jours avant la date prévue de la session, conformément aux art. L. 2315-18 et L. 2315-63 du Code du travail. Cette demande doit mentionner l'intitulé de la formation, le nom de l'organisme, la durée et les dates prévues. YLEXIA Formation met à disposition un modèle de lettre pour faciliter cette démarche. En cas de refus de l'employeur, une procédure spécifique est prévue par la loi — consultez la page dédiée sur le site.

Que contient la convocation individuelle envoyée à chaque participant ?

La convocation nominative transmise par YLEXIA Formation à chaque participant contient les informations suivantes : l'intitulé exact de la formation, le lieu de la session (adresse précise ou lien de connexion pour les sessions en distanciel), les horaires et la durée totale, les objectifs pédagogiques, ainsi que le questionnaire de pré-positionnement à compléter et à retourner avant la session. Ce document fait office de convocation officielle opposable à l'employeur.

À quoi sert le point téléphonique préparatoire organisé avant la session ?

Cet échange, organisé quelques jours avant la formation, permet au formateur de personnaliser le déroulé pédagogique en fonction de la réalité de votre organisation. Il porte sur la situation de l'entreprise ou de la collectivité — convention collective, accords d'entreprise, présence syndicale, enjeux en cours — ainsi que sur les attentes spécifiques des participants. C'est à cette occasion que le formateur identifie les thématiques à approfondir en priorité et ajuste les études de cas et mises en situation en conséquence.

Quels documents sont remis à l'issue de la formation ?

À l'issue de chaque session, YLEXIA Formation produit et transmet les documents suivants : les feuilles de présence signées par demi-journée, les questionnaires de satisfaction complétés par les participants, une attestation individuelle de fin de stage remise à chaque participant, un rapport de stage du formateur envoyé au client, et l'intégralité des supports de formation transmis par email à chaque stagiaire (diaporamas, documentations techniques et juridiques, exercices corrigés). Ces documents constituent des preuves opposables à l'employeur et permettent l'imputation des coûts sur les budgets concernés.

Dans quel délai la formation doit-elle être réglée ?

Le paiement est effectué par le client en fin de formation, ou au plus tard dans un délai de 30 jours suivant la date de la session. La facture transmise lors de l'étape 6 de la procédure fait foi. Pour les élus du CSE, le règlement est imputé sur le budget de fonctionnement du CSE. Pour les formations des managers, encadrants et équipes RH, les coûts sont imputables sur le plan de développement des compétences de l'entreprise. En cas de difficulté, contactez-nous pour étudier les modalités de règlement adaptées à votre situation.

Comment fonctionne l'évaluation à froid et pourquoi est-elle importante ?

Entre 3 et 6 mois après la formation, YLEXIA Formation transmet à chaque participant un questionnaire d'évaluation sommative à froid. Ce questionnaire mesure l'ancrage réel des apprentissages dans les pratiques professionnelles quotidiennes des participants — élus, managers, encadrants ou équipes RH. Il permet d'évaluer l'impact concret de la formation sur l'exercice des missions et d'identifier, le cas échéant, des besoins complémentaires en accompagnement ou en formation. Cette évaluation différée est une exigence du référentiel qualité Qualiopi et constitue un indicateur clé de la qualité pédagogique des interventions YLEXIA.