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Rôle et Missions du trésorier du CSE

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Le trésorier du Comité Social et Économique (CSE) joue un rôle central dans la gestion financière de l’instance. Cette rubrique explore en détail les responsabilités, les obligations légales, les tâches quotidiennes et les bonnes pratiques pour assurer une gestion transparente et efficace des fonds du CSE. De la tenue de la comptabilité à la gestion des budgets et des relations avec les organismes externes, chaque aspect du rôle est examiné pour offrir une compréhension complète et pratique.

Rôle et mission du Trésorier du CSE

Trésorier du CSE - Cadre Juridique et Réglementaire

Les missions et les responsabilités du trésorier du Comité Social et Économique (CSE) sont définies par les articles L2315-64 à L2315-78 du Code du travail. Ces textes législatifs établissent les obligations et les responsabilités spécifiques liées à cette fonction. De plus, le règlement intérieur du CSE peut apporter des précisions supplémentaires sur les missions du trésorier et rappeler les obligations et responsabilités légales qui lui incombent.

Il est impératif de comprendre les implications de ces articles, notamment en matière de transparence des comptes et de respect des procédures et des obligations comptables. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions administratives, via les services des Urssaf, et mettre en cause la responsabilité personnelle du trésorier. En ce sens, le trésorier du CSE doit se conformer scrupuleusement à ces dispositions pour éviter toute responsabilité pénale ou civile. Le trésorier du CSE doit également être conscient des responsabilités qui découlent de sa position. En cas de faute de gestion ou de non-respect des obligations légales, il peut être tenu personnellement responsable des préjudices causés au CSE ou à des tiers. Il est donc essentiel de se faire accompagner par des experts et de souscrire une assurance responsabilité civile pour se prémunir contre les risques financiers et juridiques; assurance qui est pris en charge par l’employeur lui-même, en vertu de l’article R.2312-49 al.3 du Code du travail.

La durée du mandat est alignée sur celle des autres membres élus du CSE, avec des conditions d’exercice spécifiques visant à garantir l’indépendance et l’intégrité de la gestion financière. 

Une veille juridique constante est donc indispensable pour s’assurer de la conformité aux évolutions législatives et réglementaires.

Remarque : Dans le cas de gestion de budgets importants (CSE moyens et grands – voir critères ci-après) un expert-comptable ou un commissaire aux comptes sont obligatoires.

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Petit, moyen et grand CSE - Type de comptabilité

Selon la taille de l’entreprise et de l’importance de ses budgets, les obligations comptables diffèrent selon les critères suivants :

  • Petits CSE : Ressources inférieures à 153 000 euros, aucun critère supplémentaire (Comptabilité ultra-simplifiée)
  • Moyens CSE : Ressources supérieures à 153 000 euros, 1 ou 0 des 3 critères suivants (Comptabilité simplifiée – Validation des comptes par un expert-comptable) :
    – 50 salariés en équivalent temps plein
    – Total du bilan > 1,55 millions d’euros
    – Total des ressources > 3,1 millions d’euros
  • Grands CSE : Ressources supérieures à 153 000 euros, au moins 2 des 3 critères suivants (certification des comptes consolidés par un commissaire aux comptes et son suppléant) :
    – 50 salariés en équivalent temps plein
    – Total du bilan > 1,55 millions d’euros
    – Total des ressources > 3,1 millions d’euros

Gestion des Budgets du CSE

Le CSE dispose de deux budgets distincts : le budget de fonctionnement CSE, appelé aussi AEP (Activités Economique et Professionnelles) équivalent à 0,2% ou 0,22% de la masse salariale brute de l’entreprise, et le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC), dont le montant peut être déterminé par accord d’entreprise ou usage. 

Le trésorier a la responsabilité de gérer ces deux budgets de manière rigoureuse et séparée, en veillant à ce que les dépenses soient conformes aux objectifs et aux priorités définies par le CSE. Une séparation stricte des deux budgets est essentielle pour éviter tout risque de confusion, de mésusage, voire de détournement de fonds. 

Le trésorier doit mettre en place des procédures comptables spécifiques pour chaque budget et s’assurer que les mouvements financiers sont correctement enregistrés et justifiés. Le transfert partiel du reliquat annuel autorisés entre les deux budgets (maximum 10%) doit être exceptionnel, motivé, et faire l’objet d’une décision formelle du CSE.

La gestion des budgets implique également une planification financière rigoureuse. Le trésorier doit élaborer des prévisions de recettes et de dépenses, suivre l’exécution budgétaire en temps réel et identifier les éventuels écarts. Il doit également proposer des ajustements budgétaires en fonction des besoins et des priorités du CSE. 

Une communication régulière avec les autres membres du CSE est indispensable pour garantir une gestion budgétaire transparente et participative. Une communication via le rapport

Gestion des Activités Sociales et Culturelles

Le trésorier du CSE est responsable de la gestion financière des Activités Sociales et Culturelles (ASC) du CSE. Il doit notamment budgétiser les activités, suivre les dépenses par poste, contrôler les critères d’attribution et gérer les remboursements aux salariés.

La budgétisation des activités consiste à prévoir les dépenses nécessaires pour chaque activité (voyages, spectacles, chèques-cadeaux, etc.). Le suivi des dépenses par poste permet de contrôler l’exécution budgétaire et d’identifier les éventuels dépassements.

Le contrôle des critères d’attribution garantit que les activités sont proposées à tous les salariés, dans le respect des règles d’égalité et de non-discrimination. La gestion des remboursements aux salariés consiste à verser les sommes dues aux salariés ayant participé aux activités.

Il est essentiel de mettre en place des procédures claires et transparentes pour la gestion des ASC. Les critères d’attribution doivent être définis par le CSE et communiqués aux salariés. Les dépenses doivent être justifiées par des pièces justificatives (factures, reçus). Les remboursements aux salariés doivent être effectués dans les meilleurs délais.

Une bonne gestion des ASC est essentielle pour satisfaire les attentes des salariés et améliorer leur qualité de vie au travail. Elle permet également de renforcer le lien social et la cohésion au sein de l’entreprise.

Gestion de la Comptabilité du CSE

La tenue de la comptabilité est une tâche fondamentale du trésorier du CSE. Elle consiste à enregistrer de manière chronologique et systématique tous les mouvements financiers (recettes et dépenses) du CSE. Chaque opération doit être classée par nature (achat de fournitures, subventions aux salariés, etc.) et justifiée par une pièce justificative (facture, reçu, etc.).

L’utilisation d’un logiciel comptable adapté est fortement recommandée pour faciliter la tenue de la comptabilité et garantir sa fiabilité, a fortiori pour les CSE qui gèrent des budgets importants. Le logiciel doit permettre d’enregistrer les opérations, de générer des états financiers (bilan, compte de résultat), de suivre les budgets et de gérer les relations avec les organismes externes (expert-comptable, commissaire aux comptes).

La conservation des pièces justificatives est une obligation légale. Le trésorier doit conserver toutes les pièces pendant une durée minimale de 10 ans, afin de pouvoir justifier les opérations en cas de contrôle. Un classement rigoureux des pièces est donc indispensable. Il est également recommandé de numériser les pièces pour faciliter leur consultation et leur conservation.

Une comptabilité rigoureuse est essentielle pour garantir la transparence des comptes du CSE et éviter tout risque de fraude ou d’erreur. Elle permet également de suivre l’évolution financière du CSE et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion budgétaire.

Si le CSE est employeur, le trésorier doit gérer les rapports avec les organismes d’affiliation, de recouvrement, sociaux et fiscaux, et payer les cotisations et taxes.

Gestion des Comptes Bancaires

Le trésorier du CSE a la responsabilité de gérer le ou les comptes bancaires du CSE, en veillant à la sécurité des fonds et au respect des procédures. Il doit notamment ouvrir et suivre le ou les comptes. L’ouverture des comptes bancaires doit être effectuée au nom du CSE, et non au nom du trésorier. Les accès aux comptes bancaires en ligne doivent être sécurisés et protégés par des mots de passe complexes. La gestion rigoureuse des comptes bancaires est essentielle pour garantir la sécurité des fonds du CSE et éviter tout risque de perte ou de détournement. Elle permet également de suivre les flux financiers et de s’assurer de la disponibilité des fonds pour financer les activités du CSE.

Le trésorier du CSE doit également être vigilant face aux risques de fraude (phishing, escroqueries) et mettre en place des mesures de prévention adaptées.

Le trésorier du CSE doit gérer les signatures et les délégations en application des règles du Règlement Intérieur de l’instance. Les signatures autorisées doivent être clairement définies et formalisées par une délibération du CSE. Il est recommandé de prévoir une double signature pour les opérations les plus importantes, afin de renforcer le contrôle interne. 

Il doit effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour vérifier la concordance entre les relevés bancaires et la comptabilité du CSE.

Il doit suivre les placements financiers, s’ils existent, en veillant à leur rentabilité et à leur sécurité. 

Gestion du patrimoine du cse

Le trésorier du CSE doit gérer le patrimoine du CSE de manière autonome. L’intervention de l’employeur, fut-il le président de l’instance, est totalement prohibé.

Ce patrimoine comprend tous les biens de l’instance, c’est-à-dire les biens meubles (liquidité, ordinateurs, téléphones portables, mobiliers, véhicules…), et les biens immeubles (terrains, appartements…).

Ce patrimoine est destiné à aider le CSE à accomplir ses missions et ne doit pas être utilisé pour des activités lucratives.

Un état du patrimoine est repris chaque année dans le Rapport d’activité et de gestion.

Doté de la personnalité civile, le CSE peut engager des actions judiciaires pour défendre son patrimoine.

Gestion Administrative

Le trésorier doit assurer la gestion administrative du CSE en termes comptabilité. Il doit notamment classer et archiver les documents, organiser les dossiers, suivre les échéances et gérer la correspondance.
Le classement et l’archivage des documents permettent de retrouver facilement les informations nécessaires.
L’organisation des dossiers facilite le suivi des affaires en cours. Le suivi des échéances permet de respecter les délais et d’éviter les sanctions. La gestion de la correspondance assure la communication avec les partenaires du CSE.
Il est recommandé de mettre en place des procédures claires et efficaces pour la gestion administrative. Les documents doivent être classés de manière logique et systématique. Les dossiers doivent être organisés par thème ou par affaire. Les échéances doivent être suivies à l’aide d’un calendrier ou d’un logiciel de gestion. La correspondance doit être traitée dans les meilleurs délais.
Une bonne gestion administrative est essentielle pour garantir l’efficacité du CSE et faciliter le travail des autres membres de l’instance.

Élaboration le rapport d'activité de gestion

Le compte rendu annuel détaillé de gestion financière du CSE, a été remplacé par un rapport d’activité et de gestion. Ce dernier doit présenter des informations de nature à éclairer l’analyse des comptes et contenir des informations qualitatives et quantitatives susceptibles d’éclairer les choix de gestion. Cette nouvelle obligation s’applique à tous les CSE, mais le contenu varie selon leur taille (voir plus haut – Type de comptabilité).

Le rapport d’activité et de gestion doit contenir une présentation du CSE, de ses missions, le bilan de l’activité de l’année écoulée (fonctionnement et œuvres sociales) et le bilan financier. Le contenu de ce rapport est défini par l’article D.2315-38 du Code du travail.

Élaboration des États Financiers

Le trésorier du CSE est responsable de l’élaboration des états financiers du CSE, qui peuvent  comprendre, en fonction de l’importance des budgets de l’instance, le bilan annuel, le compte de résultat, les annexes explicatives et le rapport de gestion annuel. Ces documents permettent de rendre compte de la situation financière du CSE et de son activité pendant l’exercice écoulé.

Le bilan annuel présente l’actif (ce que le CSE possède) et le passif (ce que le CSE doit) à la date de clôture de l’exercice. Le compte de résultat retrace les produits (recettes) et les charges (dépenses) de l’exercice, et détermine le résultat net (bénéfice ou perte). Les annexes explicatives fournissent des informations complémentaires sur les éléments du bilan et du compte de résultat. Le rapport de gestion annuel présente l’activité du CSE et les faits marquants de l’exercice.

Ces états financiers doivent être établis conformément aux règles comptables et fiscales en vigueur. La loi oblige les CSE dont le budget dépasse le seuil de 153 000 euros annuel de faire appel à un expert-comptable pour leur élaboration, afin de garantir leur fiabilité et leur conformité. Un second seuil l’oblige à s’appuyer sur un Commissaire aux Comptes en respect des règles comptables et fiscales applicables. Les états financiers doivent être présentés aux membres du CSE pour approbation, lors d’une réunion plénière, puis mis à la disposition des salariés.

L’élaboration des états financiers est une étape essentielle de la gestion financière du CSE. Elle permet de rendre compte de l’utilisation des fonds et de la situation financière de l’instance, et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion budgétaire

Arrêté annuel des comptes du CSE

Le trésorier du CSE doit s’assurer de respecter l’ensemble des règles attachées à l’arrêté annuel des comptes du CSE.

Les comptes annuels du CSE sont arrêtés, selon des modalités prévues par son règlement intérieur de l’instance. Ils sont approuvés par les membres élus du comité, réunis en séance plénière, qui doit porter sur ce seul sujet et faisant l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Les comptes annuels du CSE est transmis, ou, le cas échéant, le livre retraçant chronologiquement les montants et l’origine des dépenses et des recettes, au plus tard 3 jours avant cette réunion à l’ensemble des membres du CSE et du président.

Relations avec les Organismes Externes

Le trésorier est l’interlocuteur privilégié des organismes externes, tels que l’expert-comptable, le commissaire aux comptes, les établissements bancaires et l’URSSAF. Il doit entretenir des relations professionnelles et constructives avec ces organismes, afin de garantir la bonne gestion financière du CSE et le respect des obligations légales.

L’expert-comptable peut accompagner le trésorier dans la tenue de la comptabilité, l’élaboration des états financiers et les déclarations fiscales et sociales, pour les Le commissaire aux comptes vérifie la régularité et la sincérité des comptes du CSE. Comme nous l’avons précisé plus haut, pour la gestion de budgets importants (concernant les CSE moyens et grands), la présence d’un expert-comptable ou d’un commissaire aux comptes est obligatoire.

Les établissements bancaires gèrent les comptes du CSE et peuvent proposer des solutions de placement financier.

L’URSSAF collecte les cotisations sociales dues par le CSE.

Le trésorier doit communiquer régulièrement avec ces organismes, leur fournir les informations nécessaires et répondre à leurs questions. Il doit également être réactif en cas de contrôle ou de demande d’information. Une bonne communication avec les organismes externes est essentielle pour garantir la transparence des comptes du CSE et éviter tout risque de contentieux.

Il est également important de se tenir informé des évolutions réglementaires et des bonnes pratiques en matière de gestion financière, afin de pouvoir répondre aux attentes des organismes externes et garantir la conformité aux obligations légales.

Procédures de Contrôle Interne

Le trésorier peut mettre en place des procédures de contrôle interne pour garantir la sécurité des fonds du CSE et éviter tout risque de fraude ou d’erreur. Ces procédures comprennent notamment la mise en place de procédures de validation, le contrôle des devis et factures, la vérification des justificatifs et le suivi des délégations de signature.

– Les procédures de validation définissent les étapes à suivre pour approuver une dépense.
– Le contrôle des devis et factures permet de vérifier leur conformité aux besoins du CSE et aux prix du marché.
– La vérification des justificatifs garantit que les dépenses sont justifiées par des pièces justificatives (factures, reçus). Le suivi des délégations de signature permet de contrôler les personnes autorisées à engager les dépenses du CSE.

Il est recommandé de formaliser ces procédures par écrit et de les communiquer aux membres du CSE. Ces derniers peuvent être prévues dans le RI du CSE. Les contrôles doivent être effectués de manière régulière et systématique. Les anomalies doivent être signalées et corrigées dans les meilleurs délais. La mise en place de procédures de contrôle interne est un élément essentiel d’une bonne gouvernance du CSE.

Ces procédures doivent être adaptées à la taille et à la complexité du CSE. Elles doivent être régulièrement évaluées et mises à jour en fonction des besoins et des risques identifiés.

Obligations Fiscales et Sociales

Le trésorier doit veiller au respect des obligations fiscales et sociales du CSE. Il doit notamment effectuer les déclarations URSSAF, gérer la TVA si applicable, respecter les obligations fiscales spécifiques et suivre les charges sociales.

Les déclarations URSSAF permettent de déclarer et de payer les cotisations sociales dues par le CSE (cotisations de sécurité sociale, cotisations de retraite, etc.).

Les obligations fiscales spécifiques peuvent concerner la taxe sur les salaires si le CSE est employeur. Le suivi des charges sociales permet de contrôler leur évolution et de s’assurer de leur conformité aux règles en vigueur.
La non-conformité à ces règles peut entraîner des sanctions financières.
Il est également important de se tenir informé des aides et des exonérations fiscales et sociales dont peut bénéficier le CSE.  Ces aides peuvent permettre de réduire les charges et d’améliorer la situation financière du CSE.

Formation et Mise à Jour des Connaissances

Le trésorier doit se former et mettre à jour ses connaissances en matière de gestion financière, de comptabilité, de droit social et des règles applicables en matière d’Urssaf. Il doit notamment suivre une formation initiale spécifique à sa mission, assurer une veille réglementaire, participer aux formations continues et mettre à jour ses compétences comptables.

La formation initiale permet d’acquérir les bases nécessaires à l’exercice de la fonction de trésorier. La participation aux formations continues permet de développer ses compétences et de se perfectionner. La mise à jour des compétences comptables permet de maîtriser les nouvelles normes et les nouveaux outils.

La veille réglementaire permet de se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires.

Passation de Pouvoir et fin de mandat

En fin de mandat, le trésorier du CSE doit organiser la passation de pouvoir avec son successeur, afin d’assurer la continuité de la gestion financière du CSE. Il doit notamment mettre en place une procédure de transition, transmettre les documents, former le successeur et réaliser un inventaire des dossiers en cours.

La procédure de transition définit les étapes à suivre pour la passation de pouvoir. La transmission des documents comprend la remise des états financiers, des pièces justificatives, des dossiers en cours, etc.

La formation du successeur permet de lui présenter les procédures, les outils et les partenaires du CSE. L’inventaire des dossiers en cours permet de faire le point sur les affaires à suivre et les échéances à respecter.

Il est recommandé, même s’il n’y a aucune obligation en la matière, de formaliser la passation de pouvoir par un compte-rendu signé par l’ancien et le nouveau trésorier.

La passation de pouvoir doit être préparée avec soin et réalisée dans les meilleurs délais. Une bonne passation de pouvoir est essentielle pour garantir la continuité de la gestion financière du CSE.

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